Microsoft Office 365 – Das Tool für Digitalos

Schlechte Organisationsstrukturen halten Unternehmen vom Kerngeschäft ab. Daher ist es wichtig, im Team strukturiert zusammen zu arbeiten, um unnötige Arbeitsschritte zu vermeiden. Insbesondere in der heutigen Zeit, die von stetigem Wandel geprägt ist, muss das Digitalisierungspotential genutzt werden, um interne Arbeitsstrukturen zu modernisieren.

Die Digitalos von mgo netzheimat haben aufgrund dieser Tatsache Microsoft Office 365 etabliert. Das neue Office-Paket von Microsoft soll die Barrieren zwischen analogen und digitalen Medien brechen, um die Arbeit im Team zu verbessern. Natürlich kann sich nicht jeder etwas unter der Software von Microsoft namens „Office 365“ vorstellen. Wir klären auf, was dahinter steckt und welche Vorteile mit den Office-Programmen verbunden sind.

Was ist Office 365?

Microsoft Office 365 ist grundlegend eine neue Version der Microsoft Office Suite mit Word, Excel, PowerPoint und Outlook und kombiniert verschiedene Online-Anwendungen mit einer Desktop-Software. MS Office 365 wird in verschiedenen Paketen angeboten. Private Anwender können beispielsweise Office 365 Home oder Office 365 Personal buchen, Unternehmen Office 365 Business oder Enterprise. Je nach Art des gebuchten Office 365-Abonnements gehören E-Mail-Lösungen, der SharePoint und Skype zum Leistungsspektrum. Und dabei haben alle Tools fFolgendes gemeinsam: Sie sollen die Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen verbessern.

Grundsätzlich beruhen alle Microsoft Office 365 Pakete auf einem Abo-Modell. Das heißt, die Software ist nicht an einen Rechner, sondern an ein Abonnement beziehungsweise ein Microsoft-Konto gebunden und kann problemlos auf mehreren Rechnern installiert werden. Mittlerweile bietet Microsoft auch die neue Office Mobile-App, in der Word, Excel und PowerPoint als Online-Version einheitlich in einer App zusammengefasst sind. Nachdem man sich in seinem Microsoft-Konto eingeloggt hat, können die Dokumente also bearbeitet werden, ohne zwischen den Anwendungen wechseln zu müssen. Erhältlich ist die App jedoch nur für Android-Smartphones.

Die Bestandteile von Office 365

Grundsätzlich lassen sich die Bestandteile von Office 365 in Web-Anwendungen und Cloud-Services unterteilen. Web-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, OneNote und OneDrive werden unter der Kategorie „Microsoft Office Online“ zusammengefasst. Mit dem neuen Office 365 erweitert Microsoft die Web-Anwendungen Word, Excel, PowerPoint und Outlook um Funktionen, die gemeinsames Arbeiten in Echtzeit ermöglichen. Jeder Mitarbeiter kann demnach an verschiedenen Rechnern die Dokumente bearbeiten, ohne dass die Office-Anwendungen am Endgerät noch einmal extra installiert werden müssen.

Bei OneDrive handelt es sich um einen ganz persönlichen Cloud-Speicher. Hierbei besteht die Möglichkeit, die Dateien an andere Nutzer des Unternehmens freizugeben. Der Online-Speicher von OneDrive ist personifiziert und hat bis zu 1 TB Speicherkapazität. OneNote ist das digitale Notizbuch von Microsoft. Das Besondere an dieser Anwendung ist, dass es dank Cloud-Unterstützung geräteunabhängig zu jeder Zeit aufgerufen werden kann.

Neben den Online-Anwendungen gehören die Cloud-Dienste wie beispielsweise der SharePoint oder der Planner zu einem Office-Abonnement. Diese Produkte von Microsoft gehören jedoch zum kostenpflichtigen Abonnement. Der Planner ist im Grunde genommen die Aufgabenverwaltung von Office 365. Jedes Teammitglied hat mit dem Planner die Möglichkeit Aufgaben anzulegen und sie den entsprechenden Mitarbeitern zuzuordnen. Und es wird noch besser: Mithilfe von Listen, Datei-Uploads, der Kommentar-Funktion sowie der Terminierungsfunktion haben immer alle einen Überblick über die Aufgaben.

Microsoft Teams: Die Basis für moderne Teamarbeit

Das Arbeiten in virtuellen Teams und mit in der Cloud gespeicherten Daten ist mit Microsoft Teams nun Wirklichkeit geworden. Wie der Name bereits verrät, kann man mit Microsoft Teams „Teams“ mit verschiedenen Berechtigungen erstellen. Wer zum Team gehört, kann sich mithilfe der Office-Anwendung gegenseitig Informationen in den einzelnen Kanälen zukommen lassen. Es gibt außerdem eine Chatfunktion, über die man private Nachrichten an Kollegen und Teammitglieder versenden kann.

Das Besondere an Teams ist, dass wiederum weitere Office 365 Anwendungen wie zum Beispiel der Planner, OneNote aber auch externe Dienste wie Jira oder Confluence an das Office-Produkt angedockt werden können. Jedes Team kann sich darüber hinaus eine eigene Dokumenten-Bibliothek erstellen, die mithilfe von Online-Tools bearbeitet werden kann. So kann man alle wichtigen Informationen dort ablegen und alle Teammitglieder wissen Bescheid.

Die Vorteile von Office 365 im Überblick:

• Neben der herkömmlichen Office-Software stehen dem Nutzer viele Web-und Cloud-Services zur Verfügung wie beispielsweise OneDrive, Skype, Planner oder Teams
• Die Office-Version von Microsoft kann dank des Abo-Modells problemlos auf mehreren Rechnern installiert werden
• Die Nutzer der Office-Pakete haben immer Zugriff auf die neuesten Versionen
• Die Zusammenarbeit und die Kommunikation im Unternehmen kann durch Office 365 erheblich verbessert werden
• Office 365 ermöglicht gemeinsames Arbeiten in Echtzeit
• Arbeitsstrukturen im Unternehmen können optimiert werden

Wie es scheint, bringt Microsoft Office 365 eine Reihe von Vorteilen mit sich und ist die optimale Lösung für produktive Teamarbeit. Und davon kann in Zukunft auch netzheimat erheblich profitieren!